Gründungsaufruf des AK Archiv aus dem Dezember 2013
Liebe Kommilitoninnen und Kommilitonen,
Der „Arbeitskreis für Archivalische Angelegenheiten“ (kurz: AK Archiv) bietet allen Interessierten die Möglichkeit, an dem systematischen Aufbau einer koordinierten Archivierung der Dokumente der zentralen Gremien der Studierendenschaft mitzuwirken.
Trotz der technologischen Errungenschaften des Computerzeitalters bleibt es unerlässlich, wichtige Unterlagen in gedruckter Form systematisiert aufzubewahren. Nicht selten „verschwinden“ elektronische Dokumente in den Wirren von Internet und unübersichtlichen Ordnerstrukturen am heimischen Computer. Lediglich eine gut umgesetzte Archivführung kann im Zweifelsfall einen raschen und gesicherten Zugang zu wichtigen Informationen gewährleisten. Mit der Konstituierung des Studierendenrates (StuRa) ist ein neues, wenn man denn so möchte, unbeschriebenes Gremium geschaffen. Dies ermöglicht es uns, von Anfang an alle wichtigen Unterlagen an einem zentralen Ort zu sammeln, auf die jeder nach Bedarf zugreifen kann und dies im Idealfall auch noch in vielen Jahren. Nur ein Organ, welches für diese Zuständigkeit wirklich verantwortlich ist, kann die Ausführung der Archivierung organisieren und gewährleisten.
Aufgabenfelder des Arbeitskreises
Alte Bestände sichern
Eines der zentralen Anliegen des AK Archiv ist die Hebung, Überprüfung und Systematisierung der vorhandenen Archivbestände. Denn auch die bereits vorhandenen Dokumente können für die Arbeit des StuRa von Bedeutung sein, ebenso auch für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die sich mit Hochschulgeschichte beschäftigen und sich daher unter Umständen auch für die Unterlagen der Heidelberger Studierendenschaft interessieren.
Neue Bestände direkt verarbeiten
Viel wichtiger als die Sicherung der vorhandenen Bestände ist jedoch die unmittelbare Bearbeitung der aktuell „in der Entstehung begriffenen“ Dokumente. Mit der erst kürzlich erfolgten Konstituierung des Studierendenrates (StuRa) ist es möglich, von Anfang an die entstehenden Unterlagenbestände des zentralen Gremiums der Heidelberger Studierendenschaft und seiner angeschlossenen Einrichtungen unmittelbar abzusichern und zu systematisieren.
Einrichtung eines archivalischen Dienstes
Um archivalische Anfragen seitens der Heidelberger Studierenden auf der einen Seite und der Öffentlichkeit auf der anderen Seite bearbeiten zu können, bedarf es der Einrichtung eines archivalischen Dienstes. Dieser soll es in Zukunft ermöglichen, auf Anfrage Interessierten Einsicht in die Aktenbestände zu geben.
Digitalisierung vornehmen
Sicher ist sicher! Der AK Archiv ist trotz der Aufarbeitung real existierender Dokumente keineswegs der Meinung, diese nicht auch in elektronischer Form abzusichern. Im Falle der „in der Entstehung begriffenen“ Dokumente ist die Digitalisierung in der Regel bereits vorweg genommen. Die älteren Bestände sind jedoch meist nicht weitergehend festgehalten. Daher möchte der AK im Rahmen der Hebung, Überprüfung und Systematisierung der alten Bestände diese auch – nach Maßgabe der Möglichkeit – digitalisieren.
Verantwortlichkeit für die Archivierung
Um die Umsetzung dieser wichtigen Aufgaben zu gewährleisten, ist eine klare Zuständigkeit notwendig. Sind Verantwortungsbereiche nicht klar geregelt, so will allzu oft niemand für etwas verantwortlich sein, gerade nicht für eine oft als lästig empfundene Archivführung. Daher braucht die Archivierung der Unterlagen der zentralen Gremien der Heidelberger Studierendenschaft ein verantwortliches Gremium, nämlich den Arbeitskreis für Archivalische Angelegenheiten. Einmal abgesehen von der Verantwortung für das „große Ganze“ muss auch eine Verantwortlichkeit für die Organisation des „Unterlagenerwerbs“ vorhanden sein. Nur wenn ein Gremium archivalische Unterlagen im Zweifelsfall auch direkt von den produzierenden Stellen einfordert, ist ein tatsächlicher Erhalt derselben zu gewährleisten.
Ansprechpartner*innen
Alle Interessierten sind sehr herzlich dazu eingeladen, an der Archivierung mitzuwirken und diese personell wie ideell zu unterstützen! Für Fragen aller Art und weitere Informationen über die Arbeitsfelder und Schwerpunkte des Arbeitskreises:
E-Mail: archiv(at)stura.uni-heidelberg.de
Der AK hat sich in wechselnder Zusammensetzung seit Dezember 2013 immer mal wieder getroffen und das eine oder andere Projekt definiert und nach und nach abgearbeitet, neben Aufräum-, Sortier- und Umbauarbeiten auch die inhaltliche Beschreibung einzelner Bestände.
