11.12.2017:

Kassenschluss 2017 - Budgetplanung 2018

Das Jahresende naht – und damit auch der diesjährige Kassenschluss (15.12.) sowie die Planung der Fachschaftsbudgetpläne für 2018. Damit nichts schief geht, hat das Finanzteam des StuRa einige wichtige Informationen für Euch zusammengestellt.

(1) Kassenschluss 2017:

Bis zum 15.12. müsst ihr eure letzten Abrechnungen fertig machen und einreichen. Bei unvollständigen Abrechnungen versuchen wir, euch umgehend zu kontaktieren, damit ihr fehlende Belege nachreichen könnt und das Geld noch 2017 überwiesen werden kann. Es hilft uns daher, wenn ihr versucht, Abrechnungen bereits vor dem 15.12. einzureichen! Vielen Dank an alle, die das schon gemacht haben.

Wenn ihr absehbar nach dem 15.12. noch Ausgaben habt und diese noch 2017 abrechnen müsst (oder wollt), klärt bitte vor dem 15.12., ob dies noch klappen kann und was zu tun ist, damit es tatsächlich klappt.

Bitte beachtet für den Kassenschluss Folgendes:

1.1 Kontaktzeiten in der Woche vom 11. bis 15.12.

Bitte reicht eure letzten Abrechnungen bis Freitag, den 15.12. (Deadline: Mitternacht) ein. Solltet ihr Nachfragen zu Abrechnungen haben, trefft ihr in der Woche vom 11. bis 15. Dezember zu folgenden Zeiten im StuRa-Büro Menschen an, die eure Fragen beantworten wollen:

    Montag, 11.12.: 14 bis 16 Uhr und 21 bis 23 Uhr
    Dienstag, 12.12.: 15 Uhr bis 16:30 Uhr
    Mittwoch, 13.12.: 12 bis 16 Uhr und 18 bis 22 Uhr
    Donnerstag, 14.12.: 16:30 Uhr bis 20 Uhr
    Freitag, 15.12.: 10 bis 11 Uhr und 22 Uhr bis 1 Uhr

Ihr könnt auch mit unfertigen Abrechnungen vorbeikommen und wir versuchen gemeinsam, sie fertigzustellen. Gerade wenn ihr mehrere Abrechnungen habt, ist dies womöglich sogar die einfachste Lösung. Im StuRa-Büro gibt es Drucker, Kopierer und Telefone, sodass ihr vor Ort noch Unterlagen ausdrucken, kopieren bzw. zusammentelefonieren könnt.

Wenn ihr es nicht schafft, in den genannten Zeiträumen vorbeizukommen, könnt ihr – vor  allem am 15.12. – auch zu diesen Zeiten im StuRa-Büro anrufen. Ihr erreicht uns unter  folgender Telefonnummer: 06221/54-2456. Wir können auch versuchen, per Mail einen anderen Termin auszumachen.

1.2 Probleme bei der Fristwahrung

Wenn ihr die Frist am Freitag um Mitternacht nicht wahren könnt, schickt uns eure Unterlagen  vorab per E-Mail: finanzen@stura.uni-heidelberg.de oder per Fax: 06221/542457. Am besten ruft ihr auch an an, damit wir das weitere Vorgehen besprechen können (Telefon: 06221/54-2456).

Bitte möglichst nicht auf den Anrufbeantworter sprechen. Ruft lieber ein paar Minuten später bzw. zu einem anderen Zeitpunkt erneut an, bis wir persönlich rangehen. (Erklärung: Der Anrufbeantworter funktioniert leider nicht immer einwandfrei, sodass wir nicht garantieren können, dass eure Nachricht nicht verloren geht. Gerade bei den Finanzen ist das ein unnötiges Risiko, das ihr nicht eingehen solltet.)

1.3 Unvollständige Abrechnungen

Wir versuchen, euch zeitnah Rückmeldung zu geben, falls Abrechnungen unvollständig oder  unklar sind. In diesen Fällen könnt ihr bis zum 21. Dezember (Deadline: 23 Uhr) Belege (Zahlungsnachweise, Beschlüsse und dergleichen mehr) nachreichen. Das gilt auch für Altfälle diesen Jahres, für die ihr im Laufe des Jahres Rückfragen erhalten habt. Wir versuchen im Moment auch,  alle Gruppen und FSen, von denen noch unfertige Abrechnungen im StuRa-Büro vorliegen, abermals zu kontaktieren. Wenn es hierbei zu Mehrfachanfragen kommt, bitten wir dies zu  entschuldigen.

Die Finanzverantwortlichen der Fachschaften, die noch Korrekturen an ihren Budgetplänen  vornehmen müssen und diesbezüglich aktuell nicht in Kontakt mit der Finanzreferentin stehen,  mögen sich bitte umgehend bei ihr melden, damit der Prozess abgeschlossen werden kann.

1.4 Kosten, die nach dem 15.12. entstehen

Wenn ihr für Winterfeiern nach dem 15.12. Abrechnungen habt, reicht sie auf jeden Fall so  schnell wie möglich ein, gerne auch noch dieses Jahr. Vielleicht schaffen wir es, sie  auch noch zu bearbeiten, falls die Bearbeitung der fristgerecht eingegangenen Abrechnungen dies zulässt.

Wenn ihr nach dem 15.12. absehbar hohe Kosten habt und diese gerne noch für 2017 abrechnen wollt, meldet euch bitte bis einschließlich 15.12. bei der Finanzreferentin, damit geklärt werden kann, ob dies möglich ist (und wenn ja, wie).

Abrechnungen für Ausgaben nach dem 15.12.17, die ihr für 2017 nicht mehr einreichen konntet,  könnt ihr aber 2018 über die Mittel abrechnen, die ihr am Jahresende aus 2017 in 2018  übertragen bekommt. Die Höhe dieser Übertragungen erfahrt ihr voraussichtlich zum 10. Januar 2018.

Die Rechnungen, die dieses Jahr nicht beglichen werden können, sollen über die Rücklagen der Fachschaft abgerechnet werden (daher darf die Höhe der Rücklagen nicht willkürlich  festgelegt werden, s.u.). Beschließt daher bitte noch in der letzten Sitzung eures  Beschlussgremiums dieses Jahr, welche Kosten ins nächste Jahr "übertragen" werden.

(2) Budgetpläne 2018

Für das Jahr 2018 müssen wir auf eine korrekte (insbesondere frühzeitige) Beschlussfassung über die Budgetpläne achten. Es wird hierzu im Januar nochmal ein eigenes Treffen geben, in dem es auch um zweckgebundene Rücklagen gehen wird.

Folgende Informationen können wir euch aber jetzt schon geben:Die Budgetpläne müssen bis zum 30. Januar 2018 eingereicht sein, damit sie bis zum  Ende der Vorlesungszeit (9. Februar 2018) genehmigt werden können. Fachschaften, die bis dahin keine  Budgetpläne eingereicht haben, können bis zur Genemigung ihres Budgetplans keine Gelder ausgeben!

2.1 Zuweisungen an die FSen für 2018

Hier findet ihr die Zahlen für die Zuweisungen an die FSen für das Haushaltsjahr 2018.

2.2 Reste aus 2018

Die Höhe eurer Reste aus 2017, die in das Jahr 2018 übertragen werden, erfahrt ihr  voraussichtlich zum 10. Januar. (Wir versuchen aber, dies schon früher zu schaffen.) Zur Abschätzung der Höhe können die Finanzverantwortlichen der Fachschaften bei der Buchhaltung eine Auflistung der bisherigen Ausgaben aus 2017 anfordern (Mail an buchungen@stura.uni-heidelberg.de).

(Bitte habt Verständnis dafür, dass diese Anfragen üblicherweise rasch bearbeitet werden, im Moment aber nicht die allerhöchste Priorität besitzen, um die Abarbeitung aller Überweisungen zu garantieren.)

2.3 Aufstellung der Budgetpläne 2018

Der StuRa hat in seiner letzten Sitzung beschlossen, dass Fachschaften Ausgabenreste aus 2017 in das  nächste Jahr übertragen können. Da die Höhen dieser Reste noch nicht feststehen, können die FSen noch keine genaue Finanzplanung machen. Wir versuchen, diese Zahlen so schnell wie möglich zu ermitteln, und bieten euch die Möglichkeit an, für eure jeweilige Fachschaft nachzufragen (s.o.).

Es wird auch eine Info-Veranstaltung zu den Budgetplänen durchgeführt werden. Hier findet ihr eine Mustervorlage, an der ihr euch orientieren könnt. Bevor ihr genauen Zahlen habt, könnt ihr aber schon mal auflisten, welche Ausgaben aus 2017 noch abgerechnet werden müssen. Außerdem könnt und solltet ihr darüber beraten, welche regulären und welche besonderen Ausgaben 2018 anstehen und wie hoch die Ausgaben hierfür ungefähr sein werden.

2.4 Anlage zum Budgetplan

Um den Aufwand im Laufe des Jahres zu reduzieren, könnt und solltet ihr eurem Budgetplan  für größere oder immer wiederkehrende Ausgaben Erläuterungen beifügen, auf die ihr dann bei den späteren Beschlüssen verweisen könnt. Auch mit der Formulierung der Erläuterungen könnt ihr bereits jetzt beginnen. Diese Begründungen könnt ihr aber auch nachreichen.

Wir wissen, dass diese Zeitplanung eng ist – andererseits ist es höchstwahrscheinlich nicht der erste Budgetplan, den eure FS aufstellt. Ihr könnt die Höhe eures Budgets daher grob abschätzen. Die wichtigsten Information, was ihr genau plant, habt ohnehin nur ihr. Viele Fachschaften sind bis zum  15. Januar zudem noch mit ihren QSM-Anträgen beschäftigt und stellen ihren Budgetplan daher vielleicht sowieso erst einmal zurück.

(3) Rücklagen

Ziel einer vernünftigen Haushaltsplanung ist immer eine langfristige Planung. Rücklagen sollten daher frühzeitig im Budgetplan aufgenommen und begründet werden, die Bildung von Rücklagen jedoch möglichst vermieden werden.

3.1 Allgemeine Rücklagen (eher unvorsehbare Ausgaben)

Allgemeine Rücklagen sind für schwebende Geschäfte vorgesehen, wenn Datum oder Höhe der  Ausgaben noch nicht bekannt sind. Die Augaben über den Posten "Allgemeine Rücklagen" der Fachschaft dürfen nur in dem Falle getätigt werden, wenn sie nicht voraussehbar waren. Bitte achtet beim Beschluss darauf, dass dies aus der Begründung hervorgeht. Eine Ausnahme bilden die Ausgaben aus 2017, die 2017 nicht mehr gezahlt werden konnten.  Bitte seht hierfür einen ausreichend großen Betrag in eurer Allgemeinen Rücklage 2018 vor.

3.2 Zweckgebundene Rücklagen (eher zukunftsorientiert und erwartbar)

Der Verwendungszweck bei zweckgebundenen Rücklagen sollte genau bestimmt werden, sowohl von der Sache als auch vom Zeitpunkt der Mittelverwendung her. Die Höhe der Kosten muss angemessen sein und ggf. in einer getrennten Auflistung aufgeschlüsselt werden. Wenn zweckgebundene Rücklagen gebildet werden, dann muss das Vorhaben tatsächlich durchgeführt werden. Wird die Maßnahme nicht durchgeführt, bedarf es einer Begründung,  aus der hervorgeht, dass es nicht erwartbar war, dass die Maßnahme nicht durchgeführt werden konnte.

3.3 Dokumentation

Um die Rücklagenbildung gegenüber dem Finanzamt glaubhaft darlegen zu können, muss sie dokumentiert werden: Der Beschluss zur Rücklagenbildung muss schriftlich in einem Protokoll festgehalten und begründet werden. Dies kann gemeinsam mit dem Beschluss des Budgetplans erfolgen oder bereits vorher. Der Beschluss muss dann mit dem Budgetplan zusammen eingereicht (oder im Laufe des Jahres nachgereicht) werden. Auch die Auflösung einer Rücklage muss mit Begründung beschlossen und dokumentiert werden.

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Hier nochmal alle wichtigen Unterlagen (die ihr FSen auch vor kurzem per Mail bekommen habt):

1. die Auflistung der Zuweisungen an die Fachschaften für 2018 (hier)

=> update 11.1.18: Inzwischen gibt es eine Übersicht über das Gesamtbudet für 2018

=> update 16.1.18 - die oben erwähnte Übersicht war fehlerhaft und wurde korrigiert (hier)

2. eine Vorlage für den Budgetplan => update: die alte Vorlage wurde entfernt, es gibt einen neuen überarbeiteten Musterplan, bitte diesen benutzen (hier)

3. eine Vorlage für eine Alkohol-Musterabrechnung (hier)

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