11.09.2018:

Infos für FSen zu Erstieinführungen

Während die Fachschaften die neuen Erstsemester erwarten, wartet das Finanzreferat mit nützlichen und wichtigen Tipps für die Organisator*innen auf. So können diese sich auf die inhaltliche Vorbereitung konzentrieren, übersehen aber auch keine wichtigen Formalia

Liebe Fachschaften, liebe Finanzverantwortliche,

nun geht die vorlesungsfreie Zeit langsam in die letzte Phase und das Semester wirft seine Schatten voraus - in Form der Erstieinführungen. Wir wissen, dass einige von euch bereits Hütten suchen, Erstiinfos überarbeiten und virtuell Erstitüten zusammenstellen.
Dazu wollen wir euch  einige kurze Hinweise und Bitten schicken, damit ihr Zeit spart und gezielt nachfragen oder nachlesen könnt, wenn einer der Punkte euch betrifft.

• Ausführlichere Informationen findet ihr hier

Bitte lest diese Informationen. Die Infos in dieser Mail sind nur kurze Zusammenfassungen.

Gerne könnt ihr auch in die Sprechstunde kommen, bitte informiert euch auf der Finanzseite über die Termine oder vereinbart einen per E-Mail. Wenn ihr nicht kommen könnt, könnt ihr auch anrufen während der Sprechstunden (HD 542456).

1. Verpflegung

Bitte versucht, wo ihr nur könnt, auf Rechnung zu kaufen. Das geht nicht beim Supermarkt um die Ecke, aber wenn ihr über die VS bei Rewe auf Rechnung bestellt - oder bei vielen Bäckereien, die euch Brötchen auch auf Rechnung liefern - ihr müsst einfach nachfragen.
Das lohnt bei kleinen Fachschaften nicht so sehr, aber wenn ihr euch den 100 Euro nähert, wird das vielleicht relevant.
Wenn ihr bei Rewe bestellen wollt, macht einen Termin im StuRabüro zur Bestellung aus, nachdem ihr einen Beschluss dafür gefasst habt (einkauf@stura.uni-heidelberg.de).

2. Unterkünfte

Hütten: Wenn ihr eine Unterkunft mietet und dazu einen Vertrag abschließt, muss der Vertrag vom Vorsitz der VS unterschrieben werden. Hierzu handelt ihr alles aus und schickt den unterschriftsfertigen Vertrag sowie den Beschluss an vorsitz@stura.uni-heidelberg.de und in Kopie an finanzen@stura.uni-heidelberg.de. Bei Kosten über 500 Euro bitte auch an die drei Vergleichsangebote denken.
Wenn eine Anzahlung verlangt wird, könnt ihr gleich ein Abrechnungsformular für die Anzahlung beifügen und es wird direkt von der VS gezahlt - niemand muss diese Anzahlung privat vorstrecken oder dafür einen Vorschuss beantragen.
Jugendherberge: Die VS hat eine Jugendherbergs-Karte, mit der ihr Jugendherbergen belegen
könnt. Die Karte erhaltet ihr über ausleihe@stura.uni-heidelberg.de. Auch hier gilt, dass
der Vertrag über den Vorsitz der VS  laufen muss und Anzahlungen und Rechnungen nicht von
euch gezahlt werden müssen.

3. Autos

Fachschaften können über die VS-stadtmobil-Karte, Stadtmobilautos mieten. Auch hier braucht ihr einen Beschluss, um die Autos nutzen zu können. Wendet euch an stadtmobil@stura.uni-heidelberg.de
Wenn ihr andere Autos mietet, braucht ihr auch dafür einen Beschluss, sonst bekommt ihr das Geld, das ihr dafür ausgebt, nicht erstattet bzw. Rechnungen können nicht gezahlt werden.
Autos kännt ihr auch selber mieten, auch hier braucht ihr aber einen Beschluss für die Abrechnung später.

4. Druckkosten

Bitte denkt daran, dass ihr bei Druckkosten über 500 Euro Vergleichsangebote braucht und zwar schon beim Beschluss - sie gehören zum Beschluss dazu!
Ihr könnt auch auf Rechnung drucken - viele Druckereien ermöglichen das bei Behörden, meldet euch, wenn ihr Probleme habt, eine Rechnung zu erhalten oder Tipps braucht, wo man auf Rechnung bestellen kann.
Ihr könnt auch die Druckerei im Zentralbereich Theoretikum nutzen. Diese ist zwar eher teurer im Vergleich, aber ihr müsst auch nicht bar zahlen, die VS bekommt eine Rechnung. Um den Druckauftrag aufgeben zu können, braucht ihr eine Karte für den Zentralbereich, die ihr im StuRabüro abholen könnt (wenn ihr sie nicht schon habt).
Ansonsten könnt ihr auch in lokale Copyshops gehen und die Quittung hinterher normal abrechnen.

5. Materialien der VS

Die VS hat Infomaterialien und diese könnt ihr euch kostenfrei schicken lassen.

• Eine Übersicht mitsamt Bestellformular findet ihr hier

Je früher ihr bestellt, desto besser, denn dann können wir im StuRabüro bei Bedarf nachdrucken oder gleich mehr drucken lassen. Bitte bedenkt bei der Bestellung, dass die Erstis den Semesterplaner und VS-Vorstellungsflyer bereits über die Univerwaltung zugeschickt bekommen.

6. Vorschüsse

Auch wenn ihr versucht, alles auf Rechnung zu kaufen, kann es passieren, dass jemand Geld vorstrecken muss -- z.B. weil ihr ein Auto mietet, Lebensmittel kauft oder nachkaufen müsst, weil ihr nicht wisst, wieviele Leute kommen und knapp kalkuliert habt. Für diese Fälle könnt ihr einen Vorschuss beantragen. Wird er bewilligt, bekommt jemand von euch Geld von der VS überwiesen und kann damit Ausgaben tätigen und rechnet das dann hinterher ab. Vorschüsse müssen aber vorher beantragt werden (das Formular findet ihr auch auf der Finanzseite), ihr braucht dafür einen Beschluss mit Begründung - diese sollte eine valide und differenzierte Kalkulation enthalten, wofür ihr Geld braucht. Außerdem muss in dem Beschluss stehen, wer das Geld erhalten soll.
Bitte beantragt die Vorschüsse mindestens drei Wochen im Voraus, damit es dann nicht am Ende doch zu knapp wird.

7. Beschlüsse

Wenn ihr es noch nicht getan habt, trefft ihr in den nächsten Wochen noch einen belastbaren Beschluss darüber, wie eure Erstieinführung aussehen soll und was sie kosten soll. Dass etwas im Budgetplan steht, reicht nicht. Ihr könnt aber mit Verweis auf den Budgetplan und ggf. auf die Begründung dort (wenn ihr dort eine habt) beschließen, dass die im Budgetplan vorgesehene Veranstaltung definitiv stattfinden soll und auf die Begründung dort verweisen. Bitte denkt auch dran, dass ihr ein Abstimmungsergebnis für jeden Beschluss braucht ("einstimmig angenommen" "bei zwei Enthaltungen angenommen" oder einfach "4-1-0 / Ja-Nein-Enthaltung".
Es ist kein Problem, wenn ihr dann später nochmal etwas ändert, weil z.B. mehr oder weniger Erstis als erwartet kommen oder ihr doch keine Stadtrallye macht, weil es regnet.
Ihr müsst dann nur eine entsprechende Begründung schreiben und einen Änderungsbeschluss fassen, wenn nötig auch nachträglich. Da ihr Beschlüsse vor der Veranstaltung treffen müsst, ist klar, dass ihr hin und wieder für aktuelle Anpassungen einen Änderungsbeschluss braucht.

Und wenn ihr Fragen habt: meldet euch gerne beim Finanzreferat!

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